„CRM muss dort sein, wo Ihre Leute sind – mobil, schnell und nahtlos im ERP.“
Philippe Mathys, Projektleitung
Aktivitäten
Die Aktivitäten sind das Kernstück der gesamten CRM-Philosophie in tosca. Eine Aktivität beschreibt sämtliche Vorgänge, die rund um eine Adresse stattfinden. Neben Aufgaben sind dies Notizen wie beispielsweise Besuchsberichte, Termine, Bewegungsvorgänge jedweder Art und Marketingkampagnen.
Kundeninformationssystem (KIS)
Das KIS bietet den Anwenderinnen und Anwender den Rund-um-Blick auf den Kunden. Transparent und zu jederzeit an jedem Ort sind alle Informationen rund um den Kunden verfügbar. Ergänzt wird das KIS um eine komfortable Möglichkeit Aufträge direkt von unterwegs aus zu bearbeiten und zum Fulfillment intern freizugeben.
Opportunitymanagement
Das Opportunitymanagement bietet Ihnen einen transparenten und komfortablen Überblick darüber, welche Angebote bei den Kunden platziert sind, wie hoch die Auftragswahrscheinlichkeit ist und was die nächsten Schritte im Angebotsprozess sind.
Vertriebssteuerung
Ziel der Vertriebssteuerung ist es, weitestgehend alle vertrieblichen Aktivitäten in Phasen und Aktivitäten zu strukturieren, um dadurch einerseits eine hohe Qualität der Vertriebsaktivitäten sicherzustellen und andererseits, vielfältige Auswertungen und damit einhergehend eine vollständige Übersicht über den Vertrieb zu erhalten.
Kommunikation
Die Integration von Telefonanlagen, die dem Vertriebsinnendienst bei ein- und ausgehenden Anrufen das Leben leicht machen sowie die Anbindung von Groupwaresystemen wir MS Exchange zur Synchronisierung von Aktivitäten runden das CRM-Spektrum von tosca ab.
Ihr Nutzen
Ihr Schlüssel zu effizientem Kundenmanagement und mehr Transparenz
Transparenz und schnelleres Arbeiten
Gewinnen Sie vollständige Transparenz über alle Kundenaktivitäten. Durch den zentralen Zugriff auf Termine, Aufgaben und Notizen arbeiten Ihre Teams schneller und fundierter als je zuvor.
Informationen jederzeit und überall verfügbar
Greifen Sie zeit-, geräte- und ortsunabhängig auf alle relevanten Informationen zu. Ob im Büro oder unterwegs – Sie sind immer handlungsfähig.
Einfache Integration in bestehende Systeme
Integrieren Sie tosca CRM nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft, inklusive voller MS Exchange-Synchronisation. So vermeiden Sie Datensilos und schaffen einen reibungslosen Informationsfluss.
Features
1. Stammdaten und Grundlagen
Die Basis für eine strukturierte und effektive Nutzung des CRM-Moduls bilden die Stammdaten und Grundeinstellungen. Von der feingranularen Definition von Zugriffsrechten bis zur zentralen Pflege von Aktivitätsarten und Reklamationsgründen werden hier die systemischen Voraussetzungen für alle nachfolgenden Aktivitäten festgelegt. Dies garantiert einen einheitlichen Standard und die notwendige Berechtigungsstruktur im Umgang mit kundenbezogenen Daten.
Zugriffsrechte für Termine und Notizen
Das System bietet eine fein granulare Rechteverwaltung. Nicht jeder Mitarbeiter darf automatisch alle Termine oder Notizen sehen oder bearbeiten. Über die Zugriffsrechte wird definiert, wer bei wem welche Aktionen durchführen darf. Zur einfacheren Administration können bestehende Berechtigungssätze kopiert und anschliessend individuell angepasst werden.
Reklamationsgründe und Massnahmen
Unter diesem Menüpunkt werden Reklamationsgründe und die dazugehörigen Massnahmen erfasst. Diese können direkt in Notizen oder Aufgaben verknüpft werden. Eine Massnahme ist optional abhängig von einem Reklamationsgrund, kann aber nur in dieser Kombination zugewiesen werden, wenn so definiert. So wird eine einheitliche und nachvollziehbare Erfassung von Service‑ und Qualitätsvorgängen gewährleistet.
Themen der Aktivitäten
Zur Strukturierung der Aktivitäten werden Themen zentral gepflegt. Diese stehen als Wertelisten in Notizen, Aufgaben und im Adressstamm zur Verfügung. Im Adressstamm kann ein Thema zudem als Potenzial markiert und bei Aktivitäten – z. B. einem Kundenbesuch – verwendet werden.
Aktivitätsarten
Jede Aktivität oder Aufgabe kann einer vordefinierten Aktivitätsart (z.B. „Kundenbesuch“, „Interne Sitzung“) zugewiesen werden. Bei der Definition wird festgelegt, für welche Aktivitätstypen (Termin, Aufgabe, Reklamation, Ticket) diese Art gültig ist. Aktivitätsarten können farblich gekennzeichnet werden, um eine schnelle optische Unterscheidung zu ermöglichen. Über den Moduldesigner lassen sich darüber hinaus Felder dynamisch ein‑ oder ausblenden – abhängig von der gewählten Aktivitätsart.
Wiederholungsintervalle von Aktivitäten
Wiederkehrende Aktivitäten werden über definierte Intervalle gesteuert. Die Wiederholungsintervalle werden zentral im Modul „Verschiedene gültige Werte“ (Feldkennung aktwh) hinterlegt. Die Werte entsprechen den gewünschten Abständen in Tagen, z. B.: 00001 = täglich, 00007 = wöchentlich, 00030 = monatlich 00360 = jährlich
Feiertage und Betriebsferien
Im System können neben den unternehmensweiten Feiertagen auch individuelle Feiertage oder Betriebsferien pro Kunde und Lieferant gepflegt werden. Diese Informationen werden bei der Berechnung von Lieferterminen sowohl im Kundenauftrag als auch in der Lieferantenbestellung automatisch berücksichtigt. Dadurch ist eine realistische Terminplanung über alle beteiligten Geschäftspartner hinweg gewährleistet.
Kommunikation und Integration
Das CRM‑Modul unterstützt eine effiziente und konsistente Kommunikation: Telefonintegration (Direkter Zugriff auf Kundeninformationen während eines Telefonats, automatische Dokumentation von Kontakten), Mobiles Kundeninformationssystem (KIS) (Zugriff auf Kundendaten, Termine und Aktivitäten über mobile Endgeräte) und ERP‑Integration (Durchgängige Verbindung zu Aufträgen, Rechnungen und Serviceprozessen).
2. Termine, Notizen und Aufgaben
Im Modul Termine / Notizen / Aufgaben werden sämtliche Kunden- und Lieferanten mit deren vorgangsbezogenen Aktivitäten zentral verwaltet und gepflegt. Damit stehen allen berechtigten Anwendern aktuelle Kommunikations- und Bearbeitungsinformationen in strukturierter Form zur Verfügung.
Allgemeine Funktionsweise
Innerhalb des Moduls können Notizen und Aufgaben direkt erfasst, bearbeitet und nachverfolgt werden. Termine werden aus Microsoft Outlook übernommen und im System anzeigbar, jedoch nicht veränder-bar dargestellt (siehe dazu separate Leistungsbeschreibung tosca.exchange). Die Pflege dieser Termine erfolgt entweder direkt in Outlook oder über tosca.mobile.
Ein eigener Button ermöglicht den direkten Aufruf von tosca.mobile aus dem Modul heraus. Beim Start des Moduls werden standardmässig die eigenen Aktivitäten des angemeldeten Benutzers angezeigt. Über eine Filterfunktion kann die Ansicht auf Aktivitäten anderer Mitarbeiter erweitert werden.
Darstellung und Navigation
Die Benutzeroberfläche ist in drei Bereiche gegliedert: Der linke Bereich (Übersicht) zeigt alle Termine, Notizen und Aufgaben gemäss der gesetzten Filter- und Checkboxeinstellungen. Der mittlere Bereich (Register Tab Aktivität) dient als Detailansicht der jeweils ausgewählten Aktivität mit Informationen zu Aktivitätsart, Datum und Uhrzeit, Wiederholen, Verantwortlichem und Überwacher, Betreff und Beschreibung, Prozess- und Phasenbezug sowie weiteren relevanten Feldern. Der rechte Bereich (Verknüpfungen) zeigt alle mit der Aktivität verbundenen Elemente, z. B. Ticketnummer, Adresse, Kunde oder Lieferant, Kontaktperson, Auftrags‑ oder Bestellnummer und Artikelnummer.
Funktionen zur Folge‑ und Zusatzaktivität
Aus einer bestehenden Aktivität heraus kann eine Folge‑Notiz oder Folge‑Aufgabe für dieselbe Adresse angelegt werden. Ebenso besteht die Möglichkeit, einen neuen Vertriebsprozess (siehe dazu separate Leistungsbeschreibung Vertriebssteuerung) zu starten oder gezielt zusammengehörige Aktivitäten zu filtern. Als zusammengehörig gelten Aktivitäten, die mit demselben Ticket oder mit Folge‑Notizen bzw. Folge‑Aufgaben verknüpft sind.
Multimedia und Dokumentenmanagement
Im Tab Multimedia können zu einer Aktivität beliebige Dateien abgelegt werden. Die Datei kann aus einem zentralen Serververzeichnis ausgewählt, aus dem lokalen Dateisystem hochgeladen oder per Drag & Drop direkt hinzugefügt werden. Dies ermöglicht eine vollständige Dokumentation aller relevanten Unterlagen – beispielsweise E‑Mails, Angebote, Gesprächsnotizen oder technische Zeichnungen – in direktem Bezug zur jeweiligen Aktivität.
3. Kampagnen
Mit dem Kampagnenmodul von tosca CRM können Marketing‑ und Vertriebsaktionen geplant, durchgeführt und ausgewertet werden. Ziel einer Kampagne ist die Umsatzsteigerung, die Stärkung des Unternehmensimages und die Verbesserung der Marktposition. Einsatzbereiche reichen von der Einladung zu Veranstaltungen über Produkt‑Launches bis zu Servicekampagnen. Rückmeldungen von Interessenten, Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitenden werden automatisch in den Notizen / Aktivitäten dokumentiert. Durch gezielte Adressselektionen lassen sich Zielgruppen präzise definieren und persönlich ansprechen.
Kampagnen und Adressselektionen
Kampagnen können zentral erfasst, überwacht und ausgewertet werden. Pflichtfelder sind Bezeichnung und Auslösedatum.
Rückmeldungen in Kampagnen
Rückmeldungen ermöglichen die Erfassung von Reaktionen auf eine Kampagne, z. B. Zusagen, Teilnehmerzahlen oder Kommentare. Mögliche Eingabetypen sind Text, Werteliste, Zahl, Checkbox oder Datum. Rückmeldungsarten sind wiederverwendbar und können aus bestehenden Kampagnen kopiert oder angepasst werden. Die Daten werden direkt in der Kampagne und in den Aktivitäten gespeichert und stehen so für Auswertungen und Nachfassaktionen zur Verfügung.
Selektionsarten
Selektionsarten definieren die Kriterien, nach denen Adressen und Kontaktpersonen ermittelt werden. tosca stellt dafür Standardtabellen bereit; erfahrene Anwender können komplexe Selektionen individuell gestalten. Erstellte Selektionen sind mehrfach nutzbar und werden automatisch mit den aktuellen Stammdaten abgeglichen. Für spezielle Anforderungen können manuelle SQL‑Queries eingesetzt werden.
Adressverwaltung
Alle einer Kampagne zugewiesenen Adressen und Kontakte können eingesehen, geprüft oder bearbeitet werden. Fehlende Angaben – etwa eine E‑Mail‑Adresse – lassen sich direkt nachtragen. Filter‑ und Sortierfunktionen erleichtern die Pflege und ermöglichen das gezielte Entfernen unvollständiger Datensätze.
Kommunikation und Versand
Export: Adressdaten können als CSV‑Datei exportiert und extern weiterverarbeitet werden.
E‑Mail‑Erstellung
E‑Mail‑Kampagnen werden mit Betreff, HTML‑ oder Textinhalten, Platzhaltern für Personalisierungen und optionalem Anhang erstellt. Bis zu zehn zusätzliche Felder können über SQL‑Statements als Platzhalter (<ph1>–<ph10>) eingebunden werden. Ein integrierter Editor oder der Upload externer HTML‑Dateien steht zur Verfügung.
Versand und externe Adressen
Der Standardabsender ist parametrierbar, Testversände sind möglich, bevor der Massenversand gestartet wird. Nicht zustellbare E‑Mails können automatisch an eine definierte Retouradresse weitergeleitet werden. Für Tests oder Sonderaktionen lassen sich auch Empfänger erfassen, die nicht im Adressstamm gespeichert sind.
Manuelle Adressen
Zusätzliche Adressen oder Kontaktpersonen können jederzeit manuell einer Kampagne zugewiesen werden – beispielsweise für Testzwecke oder Ausnahmekontakte. Rückmeldungen werden pro Adresse oder Kontaktperson festgehalten (Teilnahme, Begleitpersonen, Bemerkungen, etc.).
Rückmeldungen
Unter Rückmeldungen Kampagne abfragen stehen alle Antworten kampagnenübergreifend zusammengefasst zur Verfügung; Adressen ohne Rückmeldung können für Nachfassaktionen gefiltert werden.
FAQ zu tosca CRM
1. Was unterscheidet das tosca.CRM von klassischen CRM-Systemen?
tosca CRM ist kein isoliertes Modul, sondern entsteht aus dem Zusammenspiel mehrerer tosca-Module und Prozesse – ein „Software-Teamplayer“ direkt im ERP.
2. Wie unterstützt das tosca.CRM unsere Vertriebsprozesse?
Das CRM strukturiert alle vertrieblichen Aktivitäten in Phasen und Aktivitäten. Damit erhalten Sie einen transparenten Überblick über Leads, Angebote und Auftragswahrscheinlichkeiten und können Ihren Vertrieb gezielt steuern und auswerten.
3. Welche Vorteile bietet das Kundeninformationssystem (KIS)?
Das KIS liefert jederzeit und von überall einen vollständigen Überblick über Ihre Kunden. Mitarbeitende im Innen- und Außendienst greifen in Echtzeit auf alle relevanten Daten zu – inklusive der Möglichkeit, Aufträge direkt unterwegs zu erfassen und freizugeben.
4. Wie werden Aktivitäten im tosca.CRM dokumentiert?
Alle Vorgänge rund um eine Adresse – Aufgaben, Notizen, Besuchsberichte, Termine, Bewegungen oder Marketingaktionen – werden als Aktivitäten erfasst. So behalten Sie stets den Überblick über sämtliche Kundenkontakte.
5. Ist das tosca.CRM mobil und geräteübergreifend nutzbar?
Ja. Das tosca.CRM ist für den Einsatz auf verschiedensten Devices optimiert. Ob Laptop, Tablet oder Smartphone – Ihre Teams können standortunabhängig auf alle Informationen zugreifen und effizient zusammenarbeiten.
6. Wie unterstützt das CRM die interne und externe Kommunikation?
tosca.CRM integriert Telefonanlagen und Groupwaresysteme wie Microsoft Exchange. Dadurch werden Aktivitäten automatisch synchronisiert, Anrufe direkt zugeordnet und Kommunikationsprozesse deutlich vereinfacht.
7. Für welche Unternehmen ist das tosca.CRM besonders geeignet?
Das CRM richtet sich an Unternehmen mit komplexen, individuellen Prozessen, die mehr als eine Standardlösung benötigen. Dynasoft bietet anpassbare, KMU-gerechte Systeme, die Ihre Abläufe exakt abbilden – pragmatisch, nachhaltig und auf Partnerschaft ausgelegt.
8. Warum ist Dynasoft der richtige Partner für unser CRM-Projekt?
Weil wir Beratung, Technologie und Unternehmertum verbinden. Unsere Spezialisten verstehen Ihre Prozesse, denken unternehmerisch und begleiten Sie mit Verantwortung und Nähe – für Lösungen, die langfristig tragen.
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