Wie gelingt es einem KMU in einem Markt mit grösstem Verdrängungswettbewerb, Konzerne durch die Erbringung von IT-Systemdienstleistung an sich zu binden? Drei Szenarien zeigen die Beschaffungsprozesse von Gross- und/oder Konzernkunden. Der Fokus liegt dabei auf dem Zusammenspiel zwischen dem ERP des KMU und der Beschaffungsplattform des Gross-/Konzernkunden.
Die Kernthemen dieses Beitrags sind aus Beschaffungssicht die weitestgehende Eliminierung von Maverick Buying, die Lieferantenbündelung und dadurch die Senkung der Beschaffungsprozesskosten bzw. günstigere Einkaufspreise durch Mengenbündelung. Aus Verkaufssicht geht es um maximale Kundenbindung und die Verlagerung des Kundenfokus weg vom Einkaufspreis hin zur Senkung der Prozesskosten für den Kunden. Und ganz nebenbei senken sich die Prozesskosten auch für das KMU, je mehr Aufträge kanalneutral, elektronisch ins ERP fliessen.
Szenario 1: Beschaffungsmarktplatz Integration
Ein Industrieunternehmen stand vor der Herausforderung, alle Lieferanten in den SAP-Beschaffungsmarktplatz Ariba einzubinden, damit ein medienbruchfreier Prozess von der Katalogaufschaltung über den Bestellabschluss bis zur automatisierten Rechnungsstellung ermöglicht wird. Der Katalog/Shop des Industrieunternehmens ist mit Ariba über eine Punchout-Schnittstelle verbunden; der Datentransfer erfolgt in Echtzeit. Der Bedarfsträger löst die Bestellung im Shop aus, womit der Warenkorb automatisch nach ARIBA übernommen und an das tosca gesendet wird. Dort werden die Daten automatisch validiert. Werden keine Differenzen festgestellt, läuft die Bestellung automatisiert weiter in den Rüstprozess von tosca und sendet eine Auftragsbestätigung an Ariba. Ist die Ware zur Auslieferung bereit, versendet tosca den Lieferschein und die Rechnung automatisch an Ariba. Mit dieser Lösung kann das KMU die Prozessaufwände optimieren und Ressourcen einsparen. Der Bedarfsträger hat den Vorteil, dass sein gesamter Beschaffungsprozess über Ariba abgewickelt wird. Von der Artikelsuche über die Bestellung bis zur Verrechnung. In beiden Systemen sind der aktuelle Stand und die Historie des Auftrages jederzeit ersichtlich. Sowohl tosca als auch Ariba benachrichtigen bei Differenzen die definierten Benutzergruppen. Die Anbindung zum Endkunden auf Ariba ist für das tosca des Lieferanten nicht nur aus Prozesssicht unterstützend. Damit verbunden ist eine Kundenbindung entstanden, welche mit einer Vertragsverlängerung besiegelt werden konnte. Denn, wenn die Verbindung zu einer Plattform steht, hat der Bedarfsträger jederzeit die benötigten Informationen. Ist der Bedarfsträger zufrieden, möchten alle Beteiligten an dieser Anbindung festhalten und unnötige Aufwände durch einen möglichem Systemwechsel vermeiden. Dadurch entsteht Kundenbindung durch IT-Systemdienstleistung.
Szenario 2: OCI-Aufrufe und Katalogübergaben
Ein mittleres KMU stand vor der Herausforderung, Prozesskosten zu eliminieren und Lieferanten zu bündeln, um damit verbunden attraktivere Einkaufskonditionen zu erhalten. Über das im Einsatz befindliche tosca des Lieferanten wurden sowohl OCI-Anbindungen realisiert als auch die Übergabe der Katalogdaten in die Kundenplattform organisiert. Ein Teil der OCI Anbindungen sind mit Konfiguratoren verknüpft (z.B. Visitenkarten, Stempel, Geschäftspapiere). Legt der Bedarfsträger zum Beispiel Visitenkarten in den Warenkorb, öffnet sich der Konfigurator mit den Vorlagen (nach CI/CD) seiner Firma; es besteht die Möglichkeit, die Visitenkarte zu gestalten und die Druckfreigabe über eine Vorgesetztenrolle abzusetzen. Nach Bestellfreigabe nimmt das Kunden-ERP die Bestellung über die OCI-Anbindung entgegen. Die Bestellung wird dann via EDI-Anbindung an tosca übermittelt. Die Bestellung wird als nächstes in tosca einem Prüfprozess unterzogen. Mögliche Differenzen werden einer definierten Benutzergruppe als Mitteilung übermittelt. Diese beschreibt kurz die Ursache. Zeigt der Prüfprozess keine Differenzen auf, fragt tosca beim Visitenkarten-Konfigurator im Hintergrund automatisch die Druckvorlagen an. Sobald diese eingetroffen sind, wird die Bestellung automatisch weiterverarbeitet und an den entsprechenden Lieferanten mit den Druckvorlagen als Direktlieferung übermittelt. Die elektronische Auftragsbestätigung des Lieferanten wird in tosca entgegengenommen und verarbeitet Sobald der Lieferant die Visitenkarten versendet hat, sendet dieser per EDI die Lieferavis an tosca, womit dort die Lieferung bestätigt und die Kundenrechnung zum Versand freigegeben wird. Die Rechnung wird per EDI an den Kunden gesendet. Auch die Lieferantenrechnungen werden über eine EDI-Schnittstelle ins ERP eingelesen. Dank dem Einsatz von tosca ist das KMU entlastet, mit dem Wissen, dass die Beschaffungsprozesse einwandfrei laufen. Damit verbunden ist ein komplett automatisierter Prozess im Einsatz, welcher die Prozesskosten massiv senkt und die Kundenbindung erhöht.
Szenario 3: Beschaffungsprozessoptimierung durch Kanban
Ein Kunde aus der Gesundheitsbranche stand vor der Herausforderung, sein Personal von administrativen Aufgaben zu entlasten. Auf der Suche nach einer Lösung entstand die Idee einer Schranklösung, auch bekannt als «Kanbansystem». tosca bietet die Lösung, via Scanner die Artikel für das Wiederauffüllen der Schränke zu beschaffen. Jeder Artikel im Schrank bekommt eine Etikette, welche einen Barcode aufzeigt. In tosca wird dafür eine Artikelliste inkl. der definierten Mindest- und Nachbestellmengen der Artikel angelegt. Die Mitarbeiter des Lieferanten, welche für das Wiederauffüllen des Schrankes zuständig sind, scannen im definierten Rhythmus (oder nach Bedarf) die zu wiederbeschaffenden Artikel. Der Scanner zeigt die Vorschlagsmenge an, welche, bei Bedarf auf dem Scanner verändert werden können. Der Scanner ist mit einer SIM-Karte ausgestattet und übermittelt die aufgenommenen Daten fortlaufend an tosca. Dort werden diese als Bestellung angelegt. Dank dem Prüfprozess werden mögliche Unstimmigkeiten einer definierten Benutzergruppe via Mitteilung gemeldet. Wenn alles passt, wird die Bestellung in tosca automatisch freigegeben und mit der nächsten Liefertour der Schrank aufgefüllt. Aus der Bestellung lassen sich die Belege wie Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung über einen Provider im vorgegebenen Datenformat direkt ins ERP des Kunden übermitteln. Ein sogenanntes Schrank- oder Kanbansystem kann auch über eine Plattform (z. B. SAP/ Ariba) an das ERP-System des KMU angeschlossen werden. In diesem Fall sendet tosca die Belege zurück auf die Plattform und von dort ins ERP des Kunden. Das Personal kann sich heute noch besser um die Patienten kümmern und weiss, dass immer genügend Artikel im entsprechenden Schrank vorhanden sind, welche ohne viel Aufwand bezogen werden können.
Fazit: tosca stärkt die Kundenbindung
Die drei vorgestellten Szenarien sind nur eine kleine Auswahl erfolgreicher Kundenprojekte mit dem ERP-System tosca. Als Fazit lässt sich davon ableiten:
▪ Kunden von tosca können dank der grossen Flexibilität des Systems den Bedürfnissen entsprechend individuelle Lösungen anbieten. Das führt nebst der Kundenzufriedenheit zu einer Kundenbindung, welche oftmals in eine über Jahre wachsende Partnerschaft hinauswächst.
▪ Die tosca-Anwender können durch die automatisierten Prozesse die internen Prozesskosten senken und dank der Vereinfachung der Abläufe die Ressourcen anderweitig einsetzen.
▪ Dank vorgegebener Beschaffungsprozesse, welche in tosca definiert und gebaut sind, lässt sich Maverick Buying vermeiden.
▪ Die moderne Architektur und extreme Flexibilität von tosca bietet Beschaffungsunternehmen grosse Vorteile, da Beschaffungsprozesse durch die nahtlose Integration von tosca in die Anwendungssystemlandschaft des Unternehmens verschlankt werden können.
